家庭財務的根本從記帳開始

我生長在一個母親兼管家庭與生意財務大權、父親連提款卡也不會用的環境。長大後,一個學長苦口婆心地再三勸誡:「女孩子若要命好,就不要管錢。」有錢管又管得好,也不過落得「應該」兩個字,萬一遇上沒錢管的時候呢?基於對財務狀況的了解,為家中眾多待哺之口煩惱沒有那五斗米的,甚至想辦法去張羅來貼補的,常常都是那個管錢的人;在運氣不好的狀況下,「管錢」兩個字會從單純的財務管理,無限上綱地變成一個家庭裡所有的經濟責任。

 

結婚後,老爺是我們這個小家庭唯一的經濟來源,幸運的是依我們的價值觀,這份薪水是足夠過日子的,有錢管;但我不想變成是我在管,我不想老爺每個月底或每個年底或每個要花錢的時候,詰問我:「錢花到哪裡去了?!」於是,我決定……記帳!口說無憑,讓數字說話,記帳是必要的。不但要記帳,還要讓帳務資訊化。

 

記帳內容是資料還是資訊?

 

資訊化無關於電腦,以紙筆完成的帳冊也可以是資訊化的!我們都知道沒整理過的叫「資料」,資料經過整理讓人一目瞭然的叫「資訊」。流水帳就是一種原始資料,一翻開,你只能見樹不見林地看到「X年X月X日 牛奶 $120」、「X年X月X日 加油 $1167」,還是搞不清楚錢花哪裡去了。

 

所謂治大國如烹小鮮,反過來說要讓帳務資訊化其實也就像是交報表給老闆一樣,首先得摸清楚老闆想知道的是什麼,或許是「第三季各個BU的銷售狀況」,或許是「XX產品的sales trend」,摸清楚了再進系統把數字「撈」出來。我和賴老爺希望知道在我所分類的會計科目下各花了多少錢、佔總支出比例為何。

 

資訊或資料
via Pixbay

 

讓帳務資訊化的第一步就是釐清自己想從每一天瑣碎的生活開銷裡得到什麼樣的訊息。從最基本的「每個月食、衣、住、行、育、樂的開銷」,到「為了讓自己維持美麗,每個月投資了多少錢在做臉、護髮」、「為了走在資訊潮流的尖端,一年要花多少錢在各式各樣的3C產品」因生活型態的不同,每個人對帳務所能提供的資訊需求也大不相同。

 

設計個人化的帳務結構

 

釐清資訊需求之後,接下來要把生活中所有的開銷歸類組織,使其變成一個由各層級會計科目所組成的結構來呈現財務資訊。結構裡各階層的展開程度或會計科目都要有一套自己的分類定義。有些家戶純粹外食,結構裡很簡單就一層「食」,有些家戶除了必然的外食還會自己煮,如果想知道有多少的比例外食多少的比例自己煮,就得在「食」的層級之下另分「外食」和「自己煮」;有些人肯花錢投資自己、打扮自己,單一「衣」的層級,不足以忠實反映重大的開銷細節,於是就得在「衣」的層級下再細分子項如:「衣服」、「包」、「鞋」等。會計科目和結構階層設計是很個人化的,但也只有這樣的個人化,才會讓帳務貼近生活,帳才記得久。

 

記帳明細
作者提供
以賴府life的帳務結構為例:
變動開銷:經常發生甚至是每天都發生的開銷
  • 外食:外面買外面吃或外面買帶回來吃的。
  • 自己煮:正餐的食材、油、醬油、調味料,或者需經自己加熱的冷凍食品、微波食品
  • 零食:牛奶、水果、咖啡、糖果餅乾之類的垃圾食物,凡不在外食或正餐之屬者

  • 己身:剪頭髮、做臉、做指甲,不過在賴府life只發生第一項。
  • 身外之物:衣服、乳液等穿載或用在身上的東西

日用品

  • 耐久財:小至杯盤刀叉,大至各式家電,凡是沒有預期使用壽命者。
  • 消耗品:衛生紙、紙巾、牙膏、牙刷、毛巾、淨水器濾心、尿布、文具等。

  • 大眾運輸:公車、捷運、計程車
  • 自用車:油錢、停車費、燃料稅、牌照稅、自用車修繕或購置

交際:與人的交際如聚餐、紅包;與神鬼的交際如緣金、普渡費用等

育樂:旅遊、書、玩具、進修、考試

寵物:一切蔡小虎(我家的貓)所需

 

固定開銷:一個月來一次帳單

  • 住屋成本:房貸、房屋稅、土地稅、火險
  • 管理費
  • 瓦斯

通訊

  • 市內電話(網路)
  • 每個成員的行動電話

保險

  • 依家中成員區分該階層項目
  • 奉養金
  • 公益金

 

讓記帳動作簡單才能持之以恆

要想持之以恆地記帳,記帳的動作就得簡單。把帳務結構設計成一個月一張A4的表格,貼在冰箱或門口,每天都看得到的地方,隨手就記。

 

以賴府life為例,因為版面不足以把所有資料塞進同一個表格裡,所以只以經常發生的「變動開銷」為欄位,以一個月三十一天外加「小計」、「總計」為列;另將「固定開銷」在一旁做成簡表。

 

記帳,最困難在帳務的分析規劃和記帳表格的設計,萬事起頭難,這些做好,剩下的就只是每天老老實實地將開銷依當初會計科目的定義分別填入表格,月底加總,就知道錢花到哪去了。

 

記帳是一種財務健檢

如果說定期量血壓、健康檢查是偵測、了解自己的身體狀況,那麼每天記帳就是在讓自己的財務具體化、量化的呈現;醫師在進行任何醫療動作之前,須要對病人的身體狀況有相當掌握,才能有充足的證據支持自己的診斷,相同地覺得自己財務狀況有任何問題時,你第一個需要的是長期的帳本。

 

 

有人說:「哪用得著什麼帳本,我大概就這兒花多少錢、那兒花了多少錢這樣而已。」事實上,這樣的「大概法」很容易被唬弄--被自己唬弄,人是會自我欺騙的動物,感覺每個月只花五千塊置裝,真真切切地把每一筆置裝的支出白紙黑字記下來後,再結算,可能花了一萬塊不止。

 

就像量血壓和健康檢查旨在於取得反應身體狀況的數據,量血壓和健康檢查的動作不具治療功效;記帳不是萬能,本來入不敷出的,不可能單純只因記帳而變得月有結餘,記帳的目的只是要讓財務狀況數據化且可靠地揭露出來。

 

財務狀況有問題,原因千百種,人人不同;對於有問題的財務狀況,一部長期帳本能提供的只是真實反應現狀的數據,要想改善財務問題需要的往往是生活型態的根本改變,絕不是記了帳就行。記帳本身或記帳與否無關乎財務狀況好壞。財務有問題,要記帳;財務健全,也要記帳。是誰說有病了才該定期量血壓、健康檢查?

 

記帳,也記錄生活痕跡

 

長期記錄下來的帳本本身可以看作是一部以金錢角度撰寫的生活史。透過不同時期的帳目比對,生活裡的變化可以化約為數字,讓人更加了解日子是怎麼過的。

 

沒孩子之前,被前輩、被網路給洗腦「養孩子要花很多錢」,但大多就只告訴你「很多很多」,少數算出了個嚇死人的天文數字。我記了帳,從懷孕起的產檢、營養補給品,到生產時的醫療費、坐月子的花費,乃至於兩個孩子養育到快四歲和快兩歲的所有開銷、醫療、保險等,我可以精準地告訴你我花了61萬,不能說是小錢,但絕對不是之前耳聞的「很多很多錢」。

 

剛開始記帳時,賴府life「吃」的花費約佔總支出的14~15%,決定要對自己友善、對土地友善,轉而能買有機就買有機後,「吃」的花費約佔總支出的18~19%,多出了約4%。不記帳,光看標價,我覺得有機東西貴得讓我吃不起;記了帳,我才知道事實上我花得起「吃有機」的成本。

 

記帳不只是一種過日子的務實,更是一種過日子的浪漫。

從結婚賴府life開始後,不知不覺記帳記了快五年,一個月一張的記帳表竟也有了厚度。小時候,看著阿嬤把歲月具像成一大落、一大落經年的、泛黃的水、電、瓦斯繳費單;現在,換我用記帳單編織出屬於賴府life的生活紋理。

 

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一個不想生活中只有柴米油鹽的人妻。一個想到帶著孩子認識這美好世界的母親。喜歡哼著年輕時在山林間走唱的歌。喜歡閱讀,浸淫在文字的海裡泅泳。喜歡亮烈的陽光、清朗的天空、狂野的風。喜歡春天的幸運草、夏天的海、秋天的芒花、冬天的暖陽。喜歡巴哈韋瓦第的古典、Tizzy bac的搖滾、江蕙黃妃的台語歌。喜歡一盞昏黃而溫暖的燈、一束路邊摘取的野花草、一床充滿陽光氣息的棉被。我是Ema,一個認真過小日子的人。